Gerenciamento de tempo, orientação, barreiras linguísticas e gestão de documentação são os desafios enfrentados pela Waelzholz na Logística de Remessas com empresas externas de transporte rodoviário. Agora, um inovador terminal de registro de motoristas ajuda caminhoneiros e colaboradores da Waelzholz do departamento de Expedição a executar o processo de despacho dos caminhões de forma segura e com eficiência de tempo.
Despacho de caminhões mais eficiente por meio do novo terminal de motoristas
Para a produção de seus materiais siderúrgicos de alta qualidade com propriedades precisamente definidas, a Waelzholz possui processos bem planejados e altamente integrados. O mesmo se aplica à logística de mercadorias que, devido a sua atual complexidade, representa uma tarefa exigente. Somente à sede, na planta Sul em Hagen, chegam diariamente até 100 caminhões para carregar rolos de aço relaminado e transportá-los aos clientes. “Para nós, era importante acelerar significativamente esse processo de despacho. Em uma área limitada como a nossa, essa era a única maneira viável de criar mais capacidade de carregamento, visando o futuro crescimento”, explica o Dr. Ernst-Martin vom Bovert, chefe de Logística na Waelzholz. O especialista em logística identificou potenciais de melhoria em vários pontos:
- Chegada desordenada e simultânea de vários caminhões.
- Coleta sem aviso prévio e, consequentemente, produtos ainda não disponíveis.
- Falta de documentação da coleta por parte do motorista.
- Barreiras linguísticas (motoristas que não falam alemão ou inglês).
- Chegada à fábrica errada (só em Hagen, a Waelzholz possui quatro plantas).
- Chegada a um local incorreto de carregamento na área da planta.
- Gastos com escaneamento e cópia de documentos impressos.
Terminal digital para motoristas: um marco na logística de coleta
Já desde 2011, a Waelzholz emprega um sistema de controle de tempo de carregamento que é utilizado pelas transportadoras. Nesse caso, o próprio operador logístico pode reservar, dentro de um período de dois a três dias, estabelecido pela Waelzholz, um intervalo de tempo disponível, que seja ideal para sua rota de coleta. Caso surjam alterações devido à situação do tráfego, o transportador pode reagendar o horário no sistema. A vantagem é uma excelente previsibilidade em relação à disponibilização de mercadorias. Para a Waelzholz, esse método representa um ganho de capacidade e, para as transportadoras, economia de tempo, algo valioso no negócio de transporte de cargas. O Dr. vom Bovert afirma: “Somente com nosso controle de tempo de carregamento, otimizado ao longo dos anos, reduzimos o tempo de processo da expedição entre a chegada e a partida, de em média 3 horas, para atualmente 1,25 hora por caminhão. Certamente, fomos precursores na introdução do controle de tempo de carregamento. Agora, no verão europeu deste ano, com o lançamento do nosso terminal digital de registro de motoristas, estabelecemos mais um marco na logística de coleta na indústria de laminação a frio”.
Comunicação aperfeiçoada e redução do consumo de papel
O novo terminal de registro está nitidamente sinalizado na entrada da unidade da Waelzholz na planta Sul, em Hagen, em uma área especialmente designada para isso. No local, os motoristas encontram duas modernas telas sensíveis ao toque com um grande teclado para facilitar a operação. Marina Schmeiser, da área de Logística e gerente do projeto, explica as vantagens decisivas oferecidas pelo novo processo de check-in: “Com o novo sistema, superamos as barreiras linguísticas, fornecemos orientação aos motoristas e, ao mesmo tempo, simplificamos a gestão dos documentos de frete. Uma vez que todo o processo ocorre de forma digitalizada, há menos necessidade de imprimir documentos e evitamos também impressões incorretas. Os documentos somente são impressos depois que o motorista tenha chegado ao local e se registrado no terminal”.
Ampla assistência em vários idiomas
Devido à sua orientação internacional, a Waelzholz recebe em Hagen transportadoras de toda a Europa. Por isso, o processo no terminal começa da seguinte maneira: com um toque na tela em uma das 13 bandeiras nacionais, o motorista seleciona seu idioma. A partir daí, ele será conduzido passo a passo pelo processo de registro. “Projetamos nosso sistema de forma que todas as informações necessárias possam ser solicitadas ou fornecidas ao motorista da maneira mais simplificada possível. Além disso, o terminal de registro de motoristas auxilia em diversas outras dificuldades. Um exemplo: se o motorista estiver na planta errada, o terminal de motoristas fornecerá um aviso apropriado e também uma rota impressa que o levará ao local correto de carregamento. Isso reduz questionamentos que, frequentemente, tornam-se mais complicados devido aos diferentes conhecimentos de idiomas, poupando tempo para ambas as partes”, explica Schmeiser.
Caso um(a) motorista ainda tenha alguma dúvida ou necessite de ajuda durante o processo de registro, ele(a) poderá entrar em contato por interfone com os colaboradores do departamento de Expedição da Waelzholz. Também é possível realizar carregamentos fora do horário de expediente do escritório e do terminal por meio de uma campainha separada, acoplada a uma câmera. Com um período de funcionamento das 6h às 22h, a Waelzholz oferece excelentes horários de carregamento.
O processo de registro no terminal de motoristas na planta Sul, em Hagen, em síntese:
- Escolher o idioma: alemão, búlgaro, eslovaco, espanhol, francês, húngaro, inglês, italiano, neerlandês, polonês, romeno, tcheco ou turco.
- Selecionar o processo: coleta, coleta e entrega, devolução de embalagens vazias e/ou paletes, entrega.
- Digitar o número de coleta ou escanear o código de barras.
- Visualização e confirmação dos dados do transporte.
- Digitar a placa do veículo (a cancela de acesso à fábrica abre-se por meio de um sistema de câmera).
- Inserir dados da transportadora e nome do motorista.
- Obter as instruções de segurança.
- Assinatura digital e impressão dos documentos de frete.
- Impressão da descrição do trajeto ao local de espera e carregamento.
Alto grau de individualização – mesmo para exigências especiais
Quem conhece a Waelzholz sabe que, com o objetivo de alcançar os melhores resultados possíveis, instalações e processos de produção são aperfeiçoados com know-how interno para atender a demandas muito específicas. O mesmo se aplica ao novo terminal de motoristas: a solução de gerenciamento de pátio (Yard Management) disponível no mercado foi adaptada pelos especialistas em TI da Waelzholz para se adequarem às demandas específicas da empresa. Schmeiser prossegue: “Não tínhamos exigências especiais apenas em relação à Expedição, mas também referentes aos pontos de interseção e aos processos associados ao nosso sistema ERP. Isso já começava com o fato de que precisávamos reproduzir diversos processos de coleta, indo até os documentos para transporte de carga que, dependendo do destino, precisam atender a requisitos muito diferentes no mundo todo”.
Outros terminais de motoristas já estão em planejamento
Algumas semanas após a entrada em funcionamento do terminal de motoristas, os colegas de equipe do projeto fizeram um primeiro balanço: o novo sistema agrada muito aos motoristas de caminhão. A funcionalidade já é conhecida do setor privado, como serviços bancários digitais ou restaurantes de serviço rápido, e está sendo bem recebida.
Agora, os especialistas em logística estão trabalhando na implantação do sistema nas outras unidades da Waelzholz na Alemanha, onde há desafios semelhantes no despacho de caminhões ‒ o terminal de registro de motoristas, como um serviço especial, visa facilitar a chegada e o despacho no local para o maior número possível de transportadoras.
